Jaarlijks stelt Pro Management de jaarrekening op. Daarvoor worden de rapportgenerator PM-Report gebruikt en de klantenkaart, waarin de tekstuele gegevens zijn opgeslagen (de module PM-Record CRM customer relationship management). Hierin zijn vastgelegd de teksten voor de toelichtingen op de balansposten en resultatenrekening, de grondslagen, de niet in de balans opgenomen verplichtingen, de gegevens van directieleden en commissarissen, de leninggegevens en de gegevens van de Kamer van Koophandel en gegevens voor het bestuursverslag en statutaire bepalingen. De cijfers uit de boekhouding worden beoordeeld en per post van de jaarrekening (bezittingen, schulden, kosten en opbrengstem) wordt vastgesteld dat deze volledig en juist verwerkt zijn.

Vervolgens wordt de jaarrekening met de klantrelatie besproken en wordt beoordeeld wat de invloed is op de toekomstige ontwikkelingen. Eventueel wordt de begroting voor de volgende perioden aangepast. Het kan ook zijn dat de jaarrekening aanleiding is om bedrijfsprocessen of de financierings- en organisatiestructuur te wijzigen.

Steeds meer organisaties wensen periodiek gegevens van uw organisatie. Die noemen wij de “uitvragende partijen”. Voorbeelden zijn de belastingdienst, Kamer van Koophandel, CBS, bankinstellingen en brancheorganisaties.

Voor de belastingdienst, CBS en Kamer van Koophandel geldt dat er wettelijke verplichtingen zijn, maar ook de banken en brancheorganisaties zullen steeds vaker rapportages willen ontvangen. De gegevens die zij uitvragen dienen digitaal te worden aangeleverd conform een Nederlandse standaard, genoemd SBR (Standard Business Reporting). Zo bevat de informatie aan bankinstellingen meer dan 1.500 gegevens. Deze gegevens betreffen enerzijds de cijfers, maar ook vele toelichtingen. Die heeft Pro Management reeds voor het grootste deel digitaal verzameld voor de opmaak van de jaarrekening. Daarnaast beschikt Pro Management over programmatuur waarmee dergelijke rapportages snel kunnen worden opgesteld en, na uw akkoord, worden verzonden aan de overheden of banken. Zie daarvoor www.sbrweb.nl.
Er bestaan al meer dan 85 sbr-rapportages. Pro Management kan deze voor u genereren en verzenden. De rapportages kunt u inzien in een online sbr-dossier.

Indien een besloten of naamloze vennootschap een dividenduitkering aan de aandeelhouders wil voorstellen, dan is de onderneming wettelijk verplicht volgens bepaalde regels een uitkeringstoets uit te voeren en deze ook vast te leggen als onderbouwing van de beoordeling of de vermogenspositie van de vennootschap zodanig is en op korte termijn zal blijven dat de uitkering verantwoord is te achten.

Indien deze uitkeringstoets niet op de juiste wijze tijdig wordt uitgevoerd, dan is het bestuur van de vennootschap bij een latere déconfiture hoofdelijk aansprakelijk te stellen. Pro Management kan u helpen bij de uitvoering van de toets.

Iedere organisatie dient continue inzage te hebben in de ontwikkelingen en in hoeverre de verwachtingen (meestal uitgedrukt in een begroting) juist blijken te zijn. Een organisatie kan niet wachten totdat de jaarrekening is opgemaakt voor het nemen van belangrijke beslissingen. Indien bijsturing nodig blijkt, dan moet dat gebeuren op de momenten wanneer blijkt dat de verwachtingen niet juist zijn geweest. Tussentijdse informatie is zo niet nog belangrijker dan de jaarrekening.

Doordat Pro Management continue de administratie bijwerkt, is het mogelijk iedere week, maand of kwartaal kengetallen te presenteren waarbij direct wordt aangegeven wat de ontwikkelingen zijn en in hoeverre zij afwijken van de verwachtingen. Daarvoor wordt de online oplossing www.iseemore.nl gebruikt. Tonen de signaleringen belangrijke afwijkingen, dan zal contact worden opgenomen. Voorbeelden van kengetallen zijn de liquiditeits- en solvabiliteitspositie, de omzetontwikkeling, de bruto marge. Maar ook specifiek voor uw organisatie geldende kengetallen kunnen worden gedefinieerd.