Overige documenten worden opgeslagen in een online dossier, waarbij wij gebruik maken van de mogelijkheden van DigiRecord.nl. Zo plaatst Pro Management de periodieke aangiftes steeds in DigiRecord, alsmede de jaarrekeningen. De klant of Pro Management dragen ook zorg dat overige stukken op de juiste plek in het dossier worden opgeslagen. 

Zodra een nieuwe registratie plaatsvindt, krijgen de betrokkenen bij het dossier een melding via outlook dat er een nieuw stuk is opgenomen. Het kan zijn dat er een akkoord moet worden gegeven. Wanneer dat vereist is, wordt een werkstroom geactiveerd en zal de verantwoordelijke persoon automatisch een reminder via outlook ontvangen.

Het online dossier wordt ook gebruikt voor de vastlegging van de zogenoemde vaste gegevens van klantrelaties, zoals de statuten, verzekeringspolissen, KvK-stukken, jaarrekeningen, notulen bestuursvergaderingen, financieringsovereenkomsten en langlopende contracten. Deze zijn wereldwijd 24*7 in te zien. Wel zo makkelijk.

Wanneer ook de salarisadministratie wordt uitgevoerd, dan zal per personeelslid een digitaal dossier worden ingericht. Hierin worden dan naast de salarisstroken ook overige personeelsgegevens geplaats, zoals periodieke functioneringsgesprekken, de arbeidsovereenkomst, de pensioenregeling, de identiteitsbewijzen en –wanneer van toepassing- bijvoorbeeld ook leasecontracten. Salarisstroken worden dus niet verzonden. Zodra een nieuwe strook is gemaakt, wordt deze in het dossier geplaatst en ontvangt de medewerker via outlook een bericht daarvan. Ieder personeelslid kan dan inloggen en de salarisstrook bekijken in een eigen dossier.

Dit systeem is vele malen veiliger dan verzending via e-mail. Ook wordt voldaan aan de bewaarplicht. Tevens wordt een dossier ingericht voor de uitwisseling van salarismutaties, journaalposten, loonaangiftes, het jaarwerk en managementrapportages.

Breng uw bedrijfsprocessen helder in kaart met behulp van aoic.nl.

Welke hoofd-, deelprocessen en activieten bestaan er en welke taken moeten door welke functie en persoon worden uitgevoerd. Indien deze processen goed zijn beschreven, dan is een betere bewaking van de uitvoering mogelijk. Een ieder is dan namelijk goed geïnformeerd over wat er van haar of hem verwacht wordt. Een dergelijke beschrijving is vaak ook noodzakelijk om derden inzage te geven in de methoden van werken. Op die wijze kan de kwaliteit ook beter worden bewaakt, omdat alle medewerkers beschikken over de informatie en de processen vooraf goed zijn beschreven.

Ook bij overdracht van een onderneming is een organisatiebeschrijving (=kwaliteitshandboek) onontbeerlijk.

De kracht van aoic.nl is dat het een getructureerde database betreft en geen uitgebreid tekstdocument. Indien een medewerker inlogt, worden direct de processen waar zij of hij bij betrokken is, getoond. Men leest dan welke handelingen daar aan vooraf gaan en welke er op volgen. Op die wijze is ook de functiebeschrijving volledig in kaart gebracht.

 

 

Wij maken gebruik van de standaardsoftware van onze zustermaatschappij Pro Management Software. Daarmee wordt bereikt dat alle collega's op dezelfde wijze het werk uitvoeren en ook elkaar kunnen vervangen. Met die eenduidige werkwijze wordt bereikt dat de continuïteit in de uitvoering van onze werkzaamheden geborgd is. Tevens wordt hierin de voortgang van de werkzaamheden bewaakt.

Deze software maakt het mogelijk om voor het opstellen van rapportages (bijvoorbeeld de jaarrekening) vele gegevens vast te leggen in één centraal systeem. Wanneer de gegevens uit een boekhoudpakket zijn ingelezen, kan direct daarna het rapport worden gegenereerd. Via de vastlegging van berichten en notities, werkstomen en -programma's wordt de uitvoering van de processen bewaakt.

De software maakt het niet alleen mogelijk digitaal gegevens uit te wisselen met de klantrelatie, maaar ook met de partijen die rapportages verlangen, zoals de belastingdienst, KvK, CBS en banken.

Met welk boekhoudsysteem onze klanten ook werken, wij standaardiseren de cijfers en verstrekken heldere managementoverzichten periodiek online, zodat de ontwikkelingen van de organisatie steeds kunnen worden bewaakt.

Voor de uitvoering van bovengenoemde werkzaamheden maken wij gebruik van het boekhoud- en salarispakket Exact Online, waar de klantrelaties ook steeds toegang toe hebben. Alle administratiestukken worden hierin opgeslagen. Bonnetjes kunnen worden gescand. Aan leveranciers zal een e-mailadres van Exact Online ter beschikking worden gesteld. Zij kunnen de digitale facturen daarin plaatsen. Bankafschriften worden automatisch uitgelezen en kassa’s zullen ook worden gekoppeld om de dagelijkse mutaties direct uit te kunnen lezen.

Indien een klant een ander boekhoudpakket prefereert, is dat geen enkel probleem voor ons. Wij kunnen uit ieder boekhoupakket de cijfers importeren ten behoeve van rapportages en de medewerkers kunnen ook in andere pakketten het (aanvullende) werk uitvoeren.

Sinds het jaar 2009 zijn in Nederland standaarden ingevoerd voor de rapportages aan de uitvragende partijen, zoals belastingdienst, KvK, CBS en banken.

De gemeenschappelijke naam van deze rapportages is: SBR (Standard Busines Reporting). Volgens een vast schema per rapport dienen de gegevens digitaal aangeleverd te worden, zodat de instellingen deze automatisch kunnen verwerken. Inmiddels zijn deze sbr-rapporten verplicht gesteld. Er zijn al zo'n kleine 100 rapporten gedefinieerd.

Om aan de verplichte digitale rapportages te kunnen voldoen, is het verzamelen van de gegvens in een datawarehouse noodzakelijk. Zijn die goed gestructureerd opgeslagen, dan kunnen deze worden gegenereerd en via een portaal worden verzonden. Pro Management beschikt over de mogelijkheden al deze rapportages geautomatiseerd te maken en te verzenden. Wel zo efficiënt. Er is veel tijdsbesparing te realiseren.