Bij de start van de samenwerking bespreken wij eerst de activiteiten, processen en functies van uw organisatie. Deze leggen wij vast in een online digitaal handboek. Pas daarna richten wij het boekhoudpakket in, zodat deze aansluit bij uw bedrijfsprocessen. Het organisatiehandboek kan door u of ons steeds worden bijgewerkt. Daarmee informeert u ook uw medewerkers welke werkafspraken er zijn.

Daarnaast leggen wij voor u een online digitaal dossier aan, waarin uw bedrijfsdocumenten worden opgeslagen. Voorbeelden zijn de oprichtingsakte, statuten, gegevens Kamer van Koophandel, verzekeringspolissen, financieringsovereenkomsten, jaarrekeningen en -vergaderingen, pensioencontracten, fiscale aangiften, gegevens onroerende goederen. Omdat het online is, beschikken u en Pro Management 24/7 over deze stukken. Zo kunnen ook persoonlijke dossiers worden aangelegd voor het opslaan van bijvoorbeeld ID's, aangiften inkomstenbelasting, testamenten, overige persoonlijke zaken.

Samen met u bepalen wij welke gegevens en overzichten voor u van belang zijn. Vaak zijn specifieke kengetallen gewenst. Deze richten wij voor u in en presenteren die via een online toepassing. Voorbeelden zijn liquiditeitsoverzichten, productiesatistieken, kostprijsanalyses, aantal klanten, opdrachten of behandelingen. Per afgesproken periode (per week, maand of kwartaal) worden deze gegevens online aan u gepresenteerd.

De Kamer van Koophandel, bankinstellingen, het CBS en brancheorganisaties verlangen steeds vaker dat uw gegevens via bepaalde standaarden (SBR: standard business reporting) worden aangeleverd. Pro Management kan al die rapportages volgens de gewenste standaard voor u opstellen en, na uw akkoord, verzenden. Een voorbeeld zijn de periodieke kredietrapportages aan de banken. Dat betreft per periode meer dan 1.000 gegevens. Pro Management heeft uw administratie zo ingericht dat deze tegen geringe kosten snel kunnen worden opgesteld.